Leistungsverzeichnis aus PDF direkt in ein Angebot umwandeln

Das Problem: Ausschreibungen kommen selten als GAEB-Datei

Viele Kalkulations- und Angebotsprogramme können ein Leistungsverzeichnis nur automatisch importieren, wenn es im GAEB-Format vorliegt – also als Datei mit der Endung X83 (Leistungsverzeichnis) oder X84 (Angebot). In der Praxis erhalten Handwerksbetriebe Ausschreibungen aber sehr häufig anders: als PDF-Anhang einer E-Mail, als Download aus einem Vergabeportal oder eingescannt vom Architekturbüro. Eine GAEB-Datei liegt dann schlicht nicht vor.

Die Folge: Die Positionen müssen von Hand aus dem PDF abgetippt werden – Positionsnummer, Kurztext, Menge, Einheit, oft über hunderte Zeilen hinweg, gegliedert in Titel und Untertitel. Das kostet Zeit, die Sie eigentlich für die Kalkulation und den Kundenkontakt brauchen, und jede Tippstelle ist eine mögliche Fehlerquelle bei Mengen oder Einheiten – mit direkter Auswirkung auf Ihre Marge, wenn eine Menge falsch übertragen wird.

Wer deshalb nur GAEB-fähige Software nutzt, hat bei PDF-Ausschreibungen zwei Möglichkeiten: die Ausschreibung ablehnen, weil der Aufwand zu groß ist, oder Zeit in die manuelle Übertragung investieren, die an anderer Stelle fehlt.

Die Lösung: PDF hochladen, Positionen automatisch erkannt

AngebotsPilot liest das Leistungsverzeichnis direkt aus der PDF-Datei aus. Sie laden die Datei hoch, die KI erkennt die einzelnen Positionen mit Positionsnummer, Kurztext, Menge und Einheit und ordnet sie – wo möglich – automatisch passenden Positionen aus Ihrem eigenen Datanorm-Katalog zu. Damit rechnet das Angebot mit Ihren tatsächlichen Einkaufspreisen und nicht mit Schätzwerten.

Das Ergebnis ist ein vollständiger Angebotsentwurf mit allen erkannten Positionen, den Sie vor dem Versand prüfen. Findet die KI für eine Position keine passende Zuordnung in Ihrem Katalog, bleibt diese Position sichtbar ungepreist markiert – statt automatisch einen falschen Preis anzunehmen. So behalten Sie die Kontrolle über jede einzelne Zahl im Angebot.

Was die KI aus dem PDF erkennt

Der LV-Import ist auf die typische Struktur deutscher Leistungsverzeichnisse ausgelegt: Positionsnummern, Kurz- und ggf. Langtexte, Mengenangaben mit Einheit (Stück, m², m³, lfm, kg u. a.) sowie die Gliederung in Titel und Untertitel, wie sie in Ausschreibungsunterlagen üblich ist. Diese Struktur wird beim Import erkannt und in einzelne, bepreisbare Angebotspositionen überführt, statt das Dokument nur als reinen Text zu übernehmen.

Warum das gerade bei öffentlichen Ausschreibungen wichtig ist

Öffentliche Ausschreibungen und Vergabeportale liefern Unterlagen oft in einem Format, das für die Veröffentlichung optimiert ist – meist PDF – und nicht in einem für Kalkulationsprogramme optimierten Datenformat wie GAEB. Wer nur GAEB-Dateien verarbeiten kann, muss solche Ausschreibungen entweder ablehnen oder von Hand nacherfassen. Mit dem PDF-Import von AngebotsPilot können Sie auch diese Ausschreibungen ohne zusätzlichen Konvertierungsschritt bearbeiten. Das gilt genauso für Leistungsverzeichnisse, die Sie von einem Generalunternehmer, einem Architekturbüro oder einem anderen Gewerk als Vorgabe für ein Nachunternehmerangebot erhalten.

Typische Quellen für Leistungsverzeichnisse

Leistungsverzeichnisse erreichen Handwerksbetriebe auf ganz unterschiedlichen Wegen: als Download von einer Vergabeplattform für öffentliche Ausschreibungen, als E-Mail-Anhang von einem Generalunternehmer, der Nachunternehmer für ein Projekt sucht, oder als Beilage einer Ausschreibungsunterlage vom Architekturbüro. In allen drei Fällen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Datei ein PDF ist – unabhängig davon, ob im Hintergrund ursprünglich eine GAEB-Datei erstellt wurde oder nicht. Für Sie als Empfänger zählt, was tatsächlich in Ihrem Postfach ankommt.

Für wen sich der LV-Import lohnt

Besonders relevant ist der LV-Import für Betriebe, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen oder als Nachunternehmer für Generalunternehmer kalkulieren – dort liegen Leistungsverzeichnisse besonders häufig nur als PDF vor. Aber auch bei einzelnen größeren Projekten mit vorgegebenem Leistungsverzeichnis spart der automatische Import die Zeit, die sonst für das manuelle Abtippen der Positionen nötig wäre.

Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Hochgeladene Leistungsverzeichnisse werden wie alle Daten in AngebotsPilot DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet. Die erkannten Positionen und Preise sehen nur Sie – ein Leistungsverzeichnis wird nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Kunden wiederverwendet.

Für alle Gewerke nutzbar

Der LV-Import ist nicht auf ein Gewerk beschränkt: Ob Elektroinstallation, SHK, Dachdeckerarbeiten oder andere Bereiche – die KI ordnet die erkannten Positionen jeweils Ihrem hinterlegten Katalog zu. Wie der Katalog-Import selbst funktioniert, erfahren Sie auf der Seite Datanorm-Import. Das fertige Angebot verschicken Sie anschließend wie gewohnt als PDF – inklusive aller Pflichtangaben, siehe dazu auch die Funktion Rechnung schreiben für die spätere Abrechnung.