Handwerksbetriebe schreiben Rechnungen oft nebenbei, abends nach Feierabend oder direkt auf der Baustelle. Genau dabei passieren die meisten Fehler: eine vergessene Rechnungsnummer, ein fehlender Steuerhinweis, eine unklare Leistungsbeschreibung. Das ist nicht nur unschön, sondern kann beim Kunden zu Rückfragen und beim Finanzamt zu Problemen führen, insbesondere wenn der Kunde die Vorsteuer geltend machen möchte.
Die Pflichtangaben im Überblick
Das gehört auf jede Rechnung
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Materialien bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie vorab vereinbarte Preisminderungen
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Diese Liste orientiert sich an den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Für Rechnungen bis 250 € brutto (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) gelten vereinfachte Anforderungen — hier reichen unter anderem Anschrift, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz.
Was für Kleinunternehmer anders ist
Betriebe, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, weisen keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört auf die Rechnung ein Hinweis wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.“ — die übrigen Pflichtangaben (Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung usw.) gelten unverändert.
„zzgl. MwSt." auf eine Kleinunternehmer-Rechnung zu schreiben ist falsch und irreführend — als Kleinunternehmer wird gar keine Umsatzsteuer erhoben, es gibt also nichts, das „zuzüglich" anfallen könnte. Der korrekte Hinweis ist der ausdrückliche Verweis auf § 19 UStG.
Aufbewahrungspflicht bei Leistungen am Grundstück
Bei handwerklichen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück — etwa Renovierungs-, Ausbau- oder Erhaltungsarbeiten — besteht für Rechnungen an Privatkunden häufig eine Pflicht, auf eine zweijährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung hinzuweisen. Da die genaue Ausgestaltung vom Einzelfall abhängt, lohnt sich hierzu ein kurzer Abgleich mit Ihrem Steuerberater, damit der Hinweistext korrekt in Ihre Rechnungsvorlage einfließt.
Typische Fehler in der Praxis
1. Rechnungsnummern werden doppelt vergeben
Wer Rechnungsnummern manuell in Excel pflegt, verrutscht früher oder später — vor allem, wenn mehrere Personen im Betrieb Rechnungen schreiben. Eine fortlaufende, automatisch vergebene Nummer verhindert das zuverlässig.
2. Die Leistungsbeschreibung ist zu pauschal
„Arbeiten wie besprochen" reicht nicht aus. Kunde und Finanzamt müssen nachvollziehen können, welche Leistung wann in welchem Umfang erbracht wurde — idealerweise mit denselben Positionen, die schon im Angebot oder Kostenvoranschlag standen.
3. Der Leistungszeitpunkt fehlt
Das Ausstellungsdatum der Rechnung und der Zeitpunkt der eigentlichen Leistung sind zwei unterschiedliche Angaben und werden häufig verwechselt oder ganz weggelassen.
Pflichtangaben automatisch korrekt, ohne Nachdenken
In AngebotsPilot sind die Pflichtfelder einer Rechnung fest hinterlegt — inklusive des korrekten § 19 UStG-Hinweises für Kleinunternehmer. Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben, Positionen übernehmen Sie direkt aus dem zugehörigen Angebot.
14 Tage kostenlos testenFazit
Eine korrekte Rechnung ist kein Papierkram-Detail, sondern schützt vor Rückfragen, Verzögerungen beim Zahlungseingang und Problemen beim Vorsteuerabzug Ihres Kunden. Wer die Pflichtangaben einmal sauber in einer Vorlage hinterlegt — ob in Word, Excel oder einer Software — muss sich danach bei jeder neuen Rechnung keine Gedanken mehr darüber machen.
Häufige Fragen
Dazu gehören unter anderem vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Kunde, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuerbetrag oder einem Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört auf die Rechnung ein Hinweis wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.“
Bei handwerklichen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Renovierung, Ausbau) besteht für Rechnungen an Privatpersonen häufig eine Pflicht, auf eine zweijährige Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Da die Ausgestaltung im Einzelfall variieren kann, lohnt sich hier ein kurzer Check mit dem Steuerberater.
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