Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Der Begriff sorgt für mehr Verwirrung als jede andere Neuerung im deutschen Umsatzsteuerrecht der letzten Jahre – weil „elektronische Rechnung“ nach etwas klingt, das die meisten Betriebe längst machen: eine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken. Genau das ist aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat – in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML-Format) oder ZUGFeRD (eine PDF-Datei mit eingebettetem, maschinenlesbarem XML-Datensatz). Der entscheidende Unterschied: Eine Buchhaltungssoftware kann die Rechnungsdaten aus einer echten E-Rechnung automatisch auslesen und verarbeiten, ohne dass jemand Zahlen manuell abtippt. Ein normales PDF oder ein Scan gilt rechtlich weiterhin als „sonstige Rechnung“ – das ist nach der aktuellen Rechtslage nicht dasselbe.
„Ich verschicke meine Rechnungen doch schon digital als PDF, das reicht“ – das ist nach aktueller Rechtslage falsch. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Ob eine E-Rechnung vorliegt, entscheidet allein das zugrunde liegende Datenformat, nicht der Versandweg.
Der Zeitplan im Überblick
Die Umstellung erfolgt in Deutschland stufenweise, mit unterschiedlichen Fristen für Empfang und Ausstellung sowie für unterschiedlich große Betriebe:
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer |
| 2025 – 31. Dezember 2026 | Übergangsfrist: Ausstellung als Papier- oder PDF-Rechnung bleibt mit Zustimmung des Empfängers erlaubt |
| Ab 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| Ab 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Betriebsgröße |
Für die meisten Handwerksbetriebe bedeutet das konkret: Die Pflicht zum Empfang gilt schon seit 2025, die Pflicht zur Ausstellung eigener E-Rechnungen kommt je nach Betriebsgröße 2027 oder spätestens 2028. Bis dahin dürfen Sie mit Zustimmung Ihrer Kunden weiterhin klassische Rechnungen stellen.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Hier trennt sich die Pflicht in zwei Hälften, die oft durcheinandergeworfen werden:
- Ausstellen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen also auch nach 2027/2028 weiterhin normale Rechnungen ohne strukturiertes Format stellen.
- Empfangen: Diese Ausnahme gilt nicht für den Empfang. Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen – ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Wer als Kleinunternehmer glaubt, das Thema gehe ihn gar nichts an, übersieht meist genau diesen zweiten Punkt.
Was droht, wenn Sie nichts tun?
Anders als bei manch anderer steuerlicher Neuerung gibt es hier kein pauschales Bußgeld, das am Stichtag automatisch fällig wird. Das eigentliche Risiko ist praktischer Natur: Größere Auftraggeber, Generalunternehmer und öffentliche Stellen stellen ihre eigene Buchhaltung auf E-Rechnungen um und werden ab ihrem jeweiligen Pflichttermin schlicht keine PDF-Rechnungen mehr akzeptieren wollen oder dürfen. Wer als Subunternehmer oder Zulieferer dann nicht liefern kann, riskiert verzögerte Zahlungen oder den Auftrag selbst.
Hinzu kommt: Eine fehlerhaft ausgestellte Pflicht-E-Rechnung kann beim Empfänger den Vorsteuerabzug gefährden – ein Thema, das größere Geschäftspartner sehr genau nehmen.
Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Eine Erleichterung bleibt unabhängig vom Zeitplan bestehen: Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für sie genügen weiterhin reduzierte Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistung
- Gesamtbetrag als Bruttosumme
- Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Nicht erforderlich sind bei Kleinbetragsrechnungen unter anderem Name und Anschrift des Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr. sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Alle übrigen Pflichtangaben einer regulären Rechnung erklärt der Artikel Pflichtangaben auf Handwerker-Rechnungen im Detail.
Was Sie schon jetzt tun sollten
Auch wenn die eigene Ausstellungspflicht für die meisten Handwerksbetriebe erst 2027 oder 2028 greift, lohnt sich die Vorbereitung schon jetzt:
- Empfang sicherstellen: Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Postfach E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format zuverlässig entgegennimmt und Sie diese öffnen bzw. weiterverarbeiten können.
- Nicht bis zum Stichtag warten: XRechnung und ZUGFeRD lassen sich nicht manuell in Word oder Excel erstellen. Eine Software, die diese Formate erzeugen kann, wird spätestens mit der eigenen Ausstellungspflicht notwendig – die Umstellung kurz vor Fristablauf ist erfahrungsgemäß der stressigste Zeitpunkt dafür.
- Größere Auftraggeber im Blick behalten: Wenn Generalunternehmer oder öffentliche Auftraggeber zu Ihren Kunden zählen, fragen Sie aktiv nach, ab wann diese E-Rechnungen erwarten – oft früher, als es die gesetzliche Mindestfrist vorschreibt.
Übergangsweise: kostenlose Rechnungsvorlage
Bis zur eigenen Umstellung – und für Rechnungen an Privatkunden, die von der E-Rechnungspflicht ohnehin nicht betroffen sind – brauchen Sie weiterhin eine rechtssichere klassische Rechnung. Die folgende Vorlage enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG als Ausgangspunkt für Word und PDF:
Welche Angaben zwingend hineingehören und was sich bei Kleinunternehmern ändert, erklärt der Artikel Pflichtangaben auf Handwerker-Rechnungen Zeile für Zeile.
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In AngebotsPilot wird aus einem angenommenen Angebot per Klick eine GoBD-konforme Rechnung – inklusive aller Pflichtangaben und automatisch mit den bereits erfassten Positionen. Wenn sich Ihre eigene Ausstellungspflicht nähert, entfällt so von vornherein die manuelle Fehlerquelle beim Rechnungsformat.
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Die E-Rechnungspflicht ist kein Thema, das nur große Unternehmen betrifft, und sie kommt auch nicht plötzlich von heute auf morgen. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit 2025 Pflicht, die eigene Ausstellung folgt je nach Betriebsgröße 2027 oder 2028. Wer die Übergangszeit nutzt, um Empfang und Software frühzeitig vorzubereiten, erspart sich am Stichtag selbst den größten Stress.
Häufige Fragen
Nein, das ist der häufigste Irrtum. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein eingescanntes oder als PDF exportiertes Dokument gilt weiterhin als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung – auch wenn es digital verschickt wird.
Für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Alle anderen Betriebe – die meisten Handwerksbetriebe – haben bis zum 1. Januar 2028 Zeit, bevor die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze greift.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – dafür genügt übergangsweise ein normales E-Mail-Postfach. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und auch für Kleinunternehmer.
Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen weiterhin klassische Rechnungen stellen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für sie jedoch genauso wie für alle anderen Unternehmen.
Rechnungen bis 250 € brutto bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für sie gelten weiterhin die vereinfachten Pflichtangaben nach § 33 UStDV, unabhängig vom allgemeinen Zeitplan der E-Rechnungsreform.
Ja, in aller Regel schon. XRechnung und ZUGFeRD sind strukturierte XML-Formate, die sich nicht manuell in Word oder Excel erstellen lassen. Eine Rechnungs- oder Angebotssoftware, die diese Formate erzeugen kann, wird spätestens mit der eigenen Ausstellungspflicht notwendig.
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